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别让员工手册给坑了

作者:任康磊的空间 > 博客 来源:网络 浏览数:1286 发布时间:2019-05-15 16:44:40

文丨任康磊


员工手册,一直都是HR比较重要的法典,也是很多HR推动工作的重要工具。可是,员工手册虽然重要,却有很多HR不知道如何编写,如何运用。


曾经有企业开除问题员工,本来是有理的一方,却因为员工手册的不规范,导致问题员工反告企业违法解除合同,白白罚了30万,企业与HR追悔莫及!“手册不规范,公司两行泪”。


很多企业和员工之间发生劳动争议的时候,拿出自己的员工手册当做证据,即便员工手册的内容本身合法合规,但是却还是败诉了。为什么呢?

因为员工手册建立的程序出了问题。很多企业没有通过民主程序制定员工手册,或者通过民主程序不符合法定的要求,或者没有经过职工代表大会或者全体职工讨论,这些都会导致在发生劳动争议时用人单位处于不利的地位。


《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释(一)》第十九条:用人单位根据《劳动法》第四条之规定,通过民主程序制定的规章制度,不违反国家法律、行政法规及政策规定,并已向劳动者公示的,可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。


《劳动合同法》第四条 用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度,保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。


用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等,直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时,应当经职工代表大会或者全体职工讨论,提出方案和意见,与工会或者职工代表平等协商确定。


在规章制度和重大事项决定实施过程中,工会或者职工认为不适当的,有权向用人单位提出,通过协商予以修改完善。


用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示,或者告知劳动者。


由此可知,用人单位为了保证制定的规章制度能够得到有效实施,有三个要件缺一不可,一是内容上必须合法合规;二是流程上必须通过民主程序;三是条件上必须向劳动者公示。缺少任何一个要件,规章制度都是无效的。


1.内容合法合规


严格遵守法律法规是企业制定规章制度的前提条件。如果法律和法规中已经规定的事项,企业的规章制度也需要做出规定的,对于劳动条件、劳动报酬、劳动福利、劳动保护等方面的待遇规定不得低于劳动法律法规或者集团合同规定的最低标准。


对于劳动法律法规没有做出强制规定的事项,若企业自行做出规定,也必须遵循权利与义务对等的原则,不能只规定劳动者的责任和义务,不规定劳动者能够享受的权利。在规定带有惩罚或奖励性质的相关规定时,不能只规定惩罚的条款,而忽略奖励的条款。涉及处罚的标准,不得高于劳动法律法规规定的标准。

对合法性的要求不代表规章制度的内容只需要考虑合法合规。合法合规是基本要求,除此之外,规章制度还需要“合理”。所谓合理,就是规章制度的条款要在保证公平、公正、恰当、适当的同时,体现出对员工的关爱和温情。有“温度”的制度更容易被员工理解和接收,也更容易执行。


2.通过程序民主


规章制度通过的民主程序是首先将初拟的规章制度通过职工代表大会讨论,如果没有职工代表大会的企业,可以请全体职工讨论。结合职工代表大会和全体职工的反馈意见,经过平等、充分的讨论和协商后,最终由职工代表大会或全体职工审议确定并通过。在规章制度实施的过程中,如果某位职工或者工会组织认为某个规章制度或制度中的某个条款不合理,仍然可以提出,再做谈判、协商。


需要注意的是,职工代表大会和工会虽然不是企业中必须存在的组织,但是它却对规章制度的确定和通过起着至关重要的作用。如果没有职工代表大会,则需要全体职工通过。这样企业组织起来又较大难度,不容易实现。如果企业能够成立职工代表大会和工会组织,一来可以让企业的管理更规范,二来可以增强员工的归属感。

实施民主程序需要保留好证据,民主程序的证据并不是企业在公示文件中提到的“经过某次职工代表大会讨论通过”、“已经与工会协商一致”等文字,而是能够起到证明职工代表大会发生事实的局定性证据。它主要由以下三个方面组成。


(1)职工代表大会参会人员的签到记录。

(2)所有规章制度讨论、协商的过程以及最终达成一致的相关记录,以及参与讨论人员的签字。

(3)职工代表大会决议的签字。

以上三点是规章制度的通过经过民主程序证据的最低要求,可以作为企业预防劳动争议的基本证据材料。企业应妥善收集、保管好相关证据材料。


3.公示程序规范

规章制度公示的方式不拘一格,可以通过张贴在宣传栏、网站公告、群发邮件、手机端推送、专题培训、集体开会宣读等方式公示。但需注意,实务中的争议,往往是员工因为自己并没有看到或学习到规章制度而主张企业并没有履行公示的程序。这种情况一旦发生,需要企业提供规章制度公示的证据,而企业往往难以拿出,因此陷入不利局面。


比较好的规章制度公示方式有以下几项。

(1)员工上岗前的培训必须学习规章制度,学习结束后,由员工签字确认。

(2)将员工规章制度制成员工手册,员工人手一本。员工手册的最后一页设置为员工接受后的确认页,由员工收到后签字确认。撕下该页,由人力资源部统一存档。

(3)将所有规章制度作为劳动合同的附件,员工签订劳动合同时,签字确认所有的规章制度已经详细阅读并自愿遵守。

(4)企业在宣传栏公示后,留下照片或影像资料存档。

(5)召开全体职工大会时,集体学习并拍照和签字确认。


不论是作为劳动合同的附件还是培训后的签字确认,能够成为员工学习了相关规章制度有利证据的方式为签字确认时要有如下内容:

(员工名字)已经详细认真阅读了上述规章制度,已经充分了解其内容和含义,愿意自觉遵守上述规章制度。